1 – قوانین، دستورالعمل،بخشنامه‌ها، کتب و نشریات .

2 – سوابق، مکاتبات قبلی و پرونده‌های موجود

3 – مشاوره و گفت‌وگو با افراد مطلع بالاتر از نویسنده نامه.

به‌طورکلی متن هر نامه از سه قسمت مجزا تشکیل می‌شود :

مقدمه :در مقدمه باید سعی گردد ذهن مخاطب را برای خواندن محتوا اصلی آماده‌سازیم.

پیام اصلی : بااهمیت‌ترین قسمت نامه،پیام اصلی نامه است که نامه به‌منظور آن ارسال می‌گردد.در پیام اصلی از حاشیه پردازی و درج مطالب بااهمیت کم خودداری می‌شود.

نتیجه‌گیری : نتیجه‌گیری نامه می‌تواند به نحوی صورت پذیرد که تائید کنند محتوا نامه باشد.

((در نظر باید داشت تفکیک ارکان نامه به هیج عنوان امکان پذیر نمی باشد))

زمانی که الزام برای نوشتن نامه مشخص گردید به مرحله تهیه و تنظیم پیش‌نویس می‌رسیم، تهیه پیش‌نویس ریشه و اساس نگارش نامه از ابتدا تا انتها نگارش می‌باشد.