تعریف مکاتبات کارگاهی
مکاتبات کارگاهی : در پروژه‌های عمرانی مکاتبات متعددی بین پیمانکار با دستگاه نظارت و کارفرما صورت می‌گیرد که بسیار حائز اهمیت هست و به‌عنوان اسناد پروژه محسوب می‌شود.
ماهیت نامه در پروژه به شرح زیر است :
1 – نامه خبری : نامه‌هایی که در آن نتایج مرتبط با یک کار ذکر می‌گردد.
2 – نامه‌های بازدارنده : نامه‌هایی که از انجام کار یا ادامه کار جلوگیری می‌نماید.
3 – نامه‌های دستوری و درخواستی : نوع متداول نامه اداری هست که دستور یا درخواست کاری را مشخص می‌کند.
4 – نامه هماهنگی : نامه‌هایی که به‌منظور ایجاد هماهنگی و همکاری نوشته می‌شود.
ماهیت سطوح ارتباطی :
نامه داخلی : نامه‌هایی که در داخل یک سازمان بین واحدهای مرتبط با سازمان صورت می‌گیرد نامه دارد.
1 – نامه بین دو واحد هم‌سطح
2 – نامه از واحد بالاتر به واحد پایین‌تر
3 – نامه واحد پایین‌تر به واحد بالاتر
4 – …
پی‌نوشت : در سازمان‌های دولتی و به‌طورکلی دستورات مقامات بالاتر برای واحدهای زیردست خود، در مواردی از نامه‌ها، به‌صورت پی‌نوشت ابلاغ و ارجاع می‌گردد.
پی‌نوشت یا حاشیه‌نویسی درواقع همان مطالبی هست که در حاشیه نامه به‌وسیله مقامات بالاتر ، نوشته می‌شود.
نامه خارجی : به نامه هایی که با خارج سازمان در ارتباط است.
ضوابط مرتبط با عنوان(موضوع) :
کلمه موضوع در بالای نامه زیر عنوان فرستنده نوشته می‌شود.
جمله‌ای که در مقابل موضوع قرار می‌گیرد،هدف یا اهداف نامه رو نمایش می‌دهد.
موارد ذیل می‌بایست قبل از نگارش نامه بررسی گردد.
1 – می‌توان به‌جای نوشتن نامه از وسایل دیگری نیز استفاده کنیم.
2 – نوشتن نامه برای نگه‌داشتن بایگانی آن ضروری است.
3 – مطمئن‌ترین و سریع‌ترین وسیله ارتباط نامه است.
4 – آیا زمان و هزینه صرف شده برای تهیه و ارسال نامه مقرون‌به‌صرفه است.
منابع مورد استفاده در نگارش (مکاتبات کارگاه)
1 – قوانین، دستورالعمل،بخشنامه‌ها، کتب و نشریات .
2 – سوابق، مکاتبات قبلی و پرونده‌های موجود
3 – مشاوره و گفت‌وگو با افراد مطلع بالاتر از نویسنده نامه.
به‌طورکلی متن هر نامه از سه قسمت مجزا تشکیل می‌شود :
مقدمه :در مقدمه باید سعی گردد ذهن مخاطب را برای خواندن محتوا اصلی آماده‌سازیم.
پیام اصلی : بااهمیت‌ترین قسمت نامه،پیام اصلی نامه است که نامه به‌منظور آن ارسال می‌گردد.در پیام اصلی از حاشیه پردازی و درج مطالب بااهمیت کم خودداری می‌شود.
نتیجه‌گیری : نتیجه‌گیری نامه می‌تواند به نحوی صورت پذیرد که تائید کنند محتوا نامه باشد.
((در نظر باید داشت تفکیک ارکان نامه به هیج عنوان امکان پذیر نمی باشد))
زمانی که الزام برای نوشتن نامه مشخص گردید به مرحله تهیه و تنظیم پیش‌نویس می‌رسیم، تهیه پیش‌نویس ریشه و اساس نگارش نامه از ابتدا تا انتها نگارش می‌باشد.